Is mijn geschenk voor mijn personeel aftrekbaar?


Zie hieronder de voorwaarden om voordelig een geschenk te geven aan uw personeel, zonder RSZ en belastingen verschuldigd te zijn.

Hoewel de term duidelijk is, kan hij wat misleidend zijn. Onder de gebruikte benaming "geschenken en geschenkencheques" wordt immers meer verstaan dan enkel de klassieke boekenbon of reischeque. Het voordeel kan immers niet in alleen in de vorm van betaalbons worden toegekend, ook geschenken in natura of zelfs in speciën zijn mogelijk. Bij deze laatste is het beschikkingsrecht van de werknemer uiteraard het grootst en beslist hij volledig vrij waaraan hij het geld spendeert.

Wat met de RSZ: bijdragen of geen bijdragen?

Beginsel: loon
In beginsel zijn de geschenken die door de onderneming worden toegekend aan de werknemers, te beschouwen als loon waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn en waarop eveneens bedrijfsvoorheffing moet worden ingehouden. Niettemin aanvaardt de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat de geschenken en geschenkencheques zijn vrijgesteld van bijdragen indien een aantal voorwaarden vervuld zijn.

Vrijstelling
Opdat de toegekende voordelen (geschenken in natura, in speciën of geschenkencheques) kunnen genieten van de voormelde vrijstelling moeten een aantal voorwaarden vervuld zijn. Per werknemer en per jaar mag het totaal bedrag van de geschenken niet meer bedragen dan 35 EUR. Per kind ten laste kan dat bedrag verhoogd worden met hetzelfde bedrag. De overschrijding van de maximaal toegelaten waarde van de geschenken, leidt tot het betalen van socialezekerheidsbijdragen op de totale waarde ervan en niet enkel op het bedrag dat de gestelde grens te boven gaat.

De werkgever mag dit bedrag enkel toekennen ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar.

Om te weten of de voorwaarden vervuld zijn, dient het toekenningssysteem zelf beoordeeld te worden. Het is derhalve niet op basis van het bedrag zelf dat aan iedere werknemer wordt toegekend, dat men de voorwaarden aftoetst. Zo zal een geschenkencheque van 100 EUR voor alle werknemers, niet vrijgesteld zijn, ook al hebben de meeste werknemers twee of meer kinderen ten laste.

De RSZ zal, voor de toepassing van deze regel, een kind als "een kind ten laste van de werknemer" beschouwen, als de werknemer effectief de gehele of gedeeltelijke lasten van dat kind op zich neemt.

Formele vereisten cheques
Naast de reeds vermelde voorwaarden moeten ook de cheques zelf aan een resem vereisten voldoen:
a) de cheques mogen enkel worden ingeruild bij ondernemingen die daarover vooraf een akkoord hebben gesloten met de uitgevers van die cheques;
b) ze moeten een beperkte looptijd hebben;
c) ze mogen noch geheel, noch gedeeltelijk, in speciën worden uitbetaald aan de begunstigde.

Hoe fiscaal verwerken?

Beginsel: loon
Ook de fiscus beschouwt in beginsel de geschenken dewelke de werkgever uitdeelt als een looncomponent, waarop bedrijfsvoorheffing dient ingehouden te worden.

Sociaal voordeel
De uitweg die hier echter wordt aangeboden, is deze van het sociaal voordeel. Indien het voordeel er een is met een geringe waarde, toegekend met de bedoeling om de betrekkingen tussen de werknemers en de werkgever in positieve zin te beïnvloeden, dan geldt er een vrijstelling van bedrijfsvoorheffing en eindbelastingen. Het bedrag van 50 EUR wordt aanvaard, maar opdat de geschenkencheque ook als beroepskost zou aftrekbaar zijn voor de werkgever, wordt het best het bedrag van 35 EUR als plafond gehanteerd.

Aftrekbare beroepskosten
De genaamde vrijgestelde sociale voordelen zijn niet aftrekbaar voor de werkgever. Ook hier weer wordt echter de mogelijkheid geboden om hieraan te ontsnappen. De fiscus hanteert hierbij bijna dezelfde voowaarden als de RSZ. Er zijn enkel kleine verschillen.

De voorwaarden om de geschenkencheques als beroepskost te kunnen aftrekken zijn de volgende:
a) alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel verkrijgen;
b) de toekenning moet gebeuren ter gelegenheid van één of meer feesten of jaarlijkse gebeurtenissen zoals Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar. De fiscus laat ook andere gelegenheden toe, zoals een verjaardag, een patroonsfeest in een bepaalde sector (b.v. Sint-Elooi);
c) het totaal bedrag mag niet meer bedragen dan 35 EUR. Per kind ten laste kan hetzelfde bedrag voorzien worden.

De definitie van "kind ten laste" is bij de fiscus iets anders dan deze dewelke de RSZ hanteert. Een "kind ten laste" is een kind dat op 31 december van het inkomstenjaar nog geen 18 jaar is en op 1 januari van het aanslagjaar deel uitmaakt van het gezin. Door het toenemende aantal nieuw samengestelde gezinnen aanvaardt de fiscus ook dat de cheque wordt gegeven voor kinderen die op 1 januari van het aanslagjaar geen deel uitmaken van het gezin, zolang ze in het jaar van toekenning nog geen 18 jaar zijn.

Formele vereisten cheques
Net als de RSZ stelt de fiscus ook een aantal formele vereisten voorop waaraan de gegeven cheques moeten beantwoorden:
a) de cheques mogen enkel worden ingeruild bij ondernemingen die daarover vooraf een akkoord hebben gesloten met de uitgevers van die cheques;
b) ze moeten een beperkte looptijd hebben. De maximale geldigheidsperiode bedraagt 1 jaar;
c) ze mogen noch geheel, noch gedeeltelijk, in speciën worden uitbetaald aan de begunstigde.

 
 
 
UNIZOKADO - Duinkerkestraat 17 - 8630 Veurne - T 058/29 69 40